Tutorial Emis 4.0 Melihat dan Mengubah Daftar dan Detail Siswa

Tutorial Emis 4.0 kali ini tentang cara melihat data dan detail siswa serta cara mengubah data dan detail siswa. Tutorial terkait cara melihat dan mengubah data dan detail siswa ini bisa dilakukan oleh Pengelola Lembaga (Staf Lembaga atau Operator) atau Kepala Lembaga (Kepala Madrasah). Tentunya dengan sedikit perbedaan diantara kedua akun pengguna tersebut.

Pada masa Bulan Data Pendidikan Islam kali ini, salah satu fokus utama pemutakhiran data yang harus dilakukan adalah melakukan pembenahan data siswa. Operator madrasah (Pengelola Lembaga) dan Kepala Madrasah (Kepala Lembaga) harus memastikan data siswa yang ada di lembaganya telah benar. Terutama terkait dengan data-data pokok siswa.

Karena itu, dalam tutorial kali ini, Ayo Madrasah akan mengulas tentang bagaimana cara melihat dan mengubah data siswa dan detail siswa di aplikasi Emis 4.0 (Emis Baru).

Baca : Hal-Hal Penting Terkait dengan Pendataan di Emis 4.0

1. Cara Kepala Lembaga untuk Melihat Daftar dan Detail Siswa

Selain operator, di Kepala Lembaga (Kamad) melalui akunnya dapat juga melihat data dan detail siswa di madrasahnya. Ini sekaligus sebagai kontrol bagi kinerja operator madrasah dalam mengentri dan mengedit data dan detail siswa.

Kamad hanya bisa memantau daftar dan detail siswa. Perubahan data siswa hanya dapat dilakukan oleh Pengelola Lembaga. Selanjutnya perubahan data membutuhkan persetujuan dari Kepala Lembaga, bahkan Kemenang Kab./Kota untuk beberapa item data tertentu.

Untuk melihat data siswa sekaligus detail siswa di madrasahnya, langkah-langkah yang harus dilakukan oleh Kamad adalah:

• Klik menu Siswa pada halaman Home atau Dashboard
• Klik sub menu Daftar Siswa
• Untuk melakukan filter data siswa berdasarkan status siswa, klik kotak filter (filter box):
• Pilih Aktif untuk melihat daftar siswa yang masih berstatus aktif bersekolah di lembaga Anda
• Pilih Tidak Aktif untuk melihat daftar siswa yang sudah berstatus tidak aktif bersekolah di lembaga Anda
• Pilih Aktif Tanpa Rombel untuk melihat daftar siswa berstatus aktif tetapi belum memiliki rombel pilih Semua Status untuk melihat seluruh daftar siswa di lembaga Anda dengan status aktif, tidak aktif, dan aktif tanpa rombel
• Data siswa yang akan ditampilkan pada satu halaman ini adalah maksimal 30 data. Klik angka paging pada bagian bawah halaman untuk melihat lebih banyak data di halaman lainnya. Klik next untuk menuju halaman berikutnya. Total di sini berarti jumlah data siswa pada lembaga/Madrasah Anda
• Untuk melakukan pencarian data siswa, gunakan kotak pencarian (search bar). Pencarian bisa dengan mengetikkan Nama Lengkap Siswa ataupun NISN.
• Data bisa diurutkan sesuai kolom. Caranya klik judul tabel (table header). Klik judul tabel 1x untuk mengurutkan data secara menurun (dari Z ke A atau dari 10 ke 1). Klik judul tabel 2x untuk mengurutkan data secara naik (dari A ke Z atau dari 1 ke 10). Klik judul tabel 3x untuk mengembalikan urutan data ke posisi semula.
• Untuk melihat detail data siswa, klik tombol Lihat Detail pada ujung kanan nama siswa. Anda akan masuk ke halaman Detail Siswa.
• Untuk mengunduh (download) detail data siswa, klik tombol Download PDF di bagian bawah detail data siswa. Detail siswa akan terunduh dalam format .pdf.

Untuk memperjelas, silakan tonton video berikut.

2. Cara Operator untuk Melihat Daftar dan Detail Siswa

Berikutnya adalah tutorial bagi Operator Madrasah atau Pengelola Lembaga untuk melihat daftar dan detail siswa di layanan Emis 4.0.

Cara operator dalam melihat daftar dan detail siswa di aplikasi Emis 4.0 adalah sama dengan cara bagi Kepala Madrasah (Kepala Lembaga). 

Bedanya adalah pada bagian paling ujung kanan di setiap nama siswa. Jika pada akun Kamad tertulis Lihat Detail, maka pada akun operator akan tertulis Ubah Data saat periode pendataan dibuka dan akan tertulis Lihat Data saat periode pendataan ditutup.

Saat tertulis Ubah Data maka detail data siswa akan tertampil dalam bentuk form isian yang dapat diubah atau diperbarui oleh operator. Cara mengubah dan memperbarui detail siswa, simak tutorial di bawah.

3. Cara Operator untuk Melihat dan Mengubah Data Pribadi Siswa

Operator madrasah (Pengelola Lembaga) dapat melihat dan mengubah detail siswa. Detail siswa sendiri akan ditampilkan dalam bentuk form isian yang dikelompokkan dalam enam tab yaitu Data Siswa, Data Orang Tua, Aktivitas Belajar, Beasiswa & Bantuan, Prestasi Siswa, dan Pendidikan Lain.

Pertama akan kita bahas cara melihat dan mengubah data pribadi siswa. Langkah-langkahnya adalah:

• Klik menu Siswa pada halaman dashboard.
• Klik submenu Daftar Siswa.
• Pada baris Nama Siswa yang akan dilihat atau diubah, klik tombol Ubah Data. Tombol ini hanya akan berbunyi Ubah Data saat periode pendataan siswa dibuka. Sedang ketika periode pendataan siswa telah ditutup maka tombol akan berubah menjadi berbunyi Lihat Data.
• Terbuka tab data yang meliputi Data Siswa, Data Orang Tua, Aktivitas Belajar, Beasiswa & Bantuan, Prestasi Siswa, dan Pendidikan Lain.
• Klik tab Data Siswa.
• Lakukan perubahan atau isian pada form yang diperlukan.
• Setelah selesai, klik tombol Simpan.
• Muncul pesan (pop up) "Data Anda Berhasil Disimpan" klik Tutup.
• Jika pada pop up terdapat keterangan "Selanjutnya silakan melakukan pengajuan persetujuan data" maka perubahan hanya akan disimpan sebagai draf. Operator harus mengajukan pengajuan perubahan data melalui menu Konfirmasi Data.

Beberapa catatan yang harus diperhatikan saat mengisi atau mengubah data siswa di tab ini adalah:

• Data NISN tidak akan pernah bisa diubah.
• Data NIK, Nama Lengkap, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, dan Jenis Kelamin untuk sementara ini tidak dapat diubah. Saat nanti data ini bisa diubah (di-enable), maka perubahan data perlu diajukan untuk mendapat persetujuan Kemenag Kab./Kota.
• Data KIP, Foto Siswa, Cita-Cita, Hobi, Email, Waktu Tempuh, dan Upload KIP opsional untuk diisi. Namun, tetap akan lebih baik jika Anda melengkapinya.
• Khusus untuk form Tempat Tinggal:
• Jika memilih Status Tempat Tinggal adalah asrama madrasah, maka kolom alamat akan terisi dengan alamat madrasah secara otomatis dan tidak dapat diedit.
• Jika memilih Status Tempat Tinggal adalah Tinggal dengan Orang Tua/Wali, maka kolom alamat akan terisi dengan alamat ayah kandung secara otomatis dan tidak dapat diedit.
• Ukuran berkas (file) yang diunggah tidak boleh lebih dari 200 kb.

4. Cara Operator untuk Melihat dan Mengubah Data Orang Tua Siswa

Cara dan langkah-langkah bagi operator atau Pengelola Lembaga untuk melihat dan mengubah data orang tua siswa adalah sebagai berrikut:

• Klik menu Siswa pada halaman dashboard.
• Klik submenu Daftar Siswa.
• Pada baris Nama Siswa yang akan dilihat atau diubah, klik tombol Ubah Data. Tombol ini hanya akan berbunyi Ubah Data saat periode pendataan siswa dibuka. Sedang ketika periode pendataan siswa telah ditutup maka tombol akan berubah menjadi berbunyi Lihat Data.
• Terbuka tab data yang meliputi Data Siswa, Data Orang Tua, Aktivitas Belajar, Beasiswa & Bantuan, Prestasi Siswa, dan Pendidikan Lain.
• Klik tab Data Orang Tua.
• Data terdiri atas tiga sub yaitu data Ayah kandung, Ibu Kandung, Wali. yang masing-masing terdiri atas form Nama Lengkap, NIK, Status, Tempat lahir, tanggal lahir, Pendidikan Terakhir, Pekerjaan, Penghasilan, Nomor Handphone, Alamat Tempat Tinggal, dan Unggah Kartu Keluarga.
• Pada Tempat Tinggal Ibu Kandung, jika dicentang Sama dengan ayah kandung, maka data alamat ibu kandung akan terisi dengan data alamat ayah kandung secara otomatis.
• Pada isian data Wali jika memilih Sama dengan ayah kandung atau Sama dengan ibu kandung maka data akan otomatis terisi sesuai data ayah atau ibu kandung. Sedang jika memilih Lainnya maka harus melakukan input data tersendiri.
• Lakukan perubahan atau edit 
• Jika sudah selesai, klik Simpan.
• Muncul pesan (pop up) "Data Anda Berhasil Disimpan" klik Tutup.
• Jika pada pop up terdapat keterangan "Selanjutnya silakan melakukan pengajuan persetujuan data" maka perubahan hanya akan disimpan sebagai draf. Operator harus mengajukan pengajuan perubahan data melalui menu Kirim Permintaan Persetujuan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan saat mengisi data Orang Tua, antara lain:

• Jika melakukan perubahan data terkait Nama, NIK, Tempat dan Tanggal Lahir, serta Jenis Kelamin, wajib mengunggah Kartu Keluarga.
• Ukuran berkas (file) yang diunggah tidak boleh lebih dari 200 kb.

5. Cara Operator untuk Melihat dan Mengubah Data Lainnya

Data lainnya di sini meliputi data Aktivitas Belajar, Beasiswa & Bantuan, Prestasi Siswa, dan Pendidikan Lain. 

Klik masing-masing tab untuk memperbarui data terkait. Lalu isi atau ubah form yang tersedia.

Hingga artikel ini ditulis, data pada tab Pendidikan Lainnya masih belum aktif.

Agar semakin jelas, tonton video berikut ini.

6. Cara Kirim Permintaan Persetujuan

Dalam beberapa kasus perubahan data tertentu membutuhkan pengajuan dan persetujuan dari Kepala Lembaga, bahkan Kemenang Kab./Kota.

Perubahan-perubahan data yang membutuhkan persetujuan ini ditandai dengan munculnya keterangan "Selanjutnya silakan melakukan pengajuan persetujuan data" saat melakukan penyimpanan.

Operator perlu melakukan pengajuan melalui menu Kirim Permintaan Persetujuan. Caranya adalah:

• Klik tombol menu Kirim Permintaan Persetujuan.
• Pada tab DRAFT akan muncul daftar perubahan yang membutuhkan persetujuan.
• Klik tombol Aksi di ujung kanan baris jenis ajuan perubahan
• Klik Ajukan untuk mengajukan permintaan persetujuan, klik Hapus untuk membatalkan perubahan, atau klik Lihat Detail untuk melihat perubahan yang dilakukan
• Muncul pesan (pop up) saat Anda berhasil melakukan pengajuan perubahan data siswa. Klik Tutup untuk kembali.
• Klik pada tab Diajukan, Disetujui Kepala lembaga, Disetujui Kemenag, atau Ditolak untuk melihat status ajuan.

Demikian tutorial Emis 4.0 dalam melihat dan mengubah daftar dan detail siswa di layanan Emis 4.0. Jika ada kendala saat melakukan perubahan data silakan bisa meninggalkan pertanyaan di kolom komentar.

from Ayo Madrasah https://ift.tt/2Q7Rsew
via IFTTT